資格外活動許可のオンライン申請ガイド│入管に行かずに手続きする方法
留学生や家族滞在の在留資格を持つ方がアルバイトをするには、資格外活動許可が必要です。
これまで入管に足を運んで申請していた手続きが、オンラインで完結できるようになりました。
この記事では、入管オンライン申請システムを使った資格外活動許可の申請方法と、スムーズに許可を得るための注意点を詳しく解説します。
資格外活動許可はオンライン申請が可能!メリットと対象者
ここでは、資格外活動許可のオンライン申請がどのようなメリットをもたらすのかを説明します。
また、誰がこのシステムを利用でき、何を準備すればよいのかについても詳しく解説していきます。
①入管オンライン申請システムで「資格外活動許可」を申請するメリット
入管オンライン申請システムを使えば、わざわざ入管に出向く必要がなくなります。
窓口での長い待ち時間から解放され、自宅や学校から24時間いつでも申請が可能になるのです。
交通費や移動時間が節約できるだけでなく、申請状況もオンラインでリアルタイムに確認できます。
忙しい留学生活の中で、効率的に手続きを進められる点が最大の魅力といえるでしょう。
②オンライン申請が利用できる対象者と必要な準備物
オンライン申請を利用できるのは、日本に中長期在留する外国人の方です。
具体的には留学や家族滞在などの在留資格を持ち、有効な在留カードを所持している必要があります。
申請にはマイナンバーカードとICカードリーダー(またはマイナンバーカード読み取り対応のスマートフォン)が必須です。
パソコンまたはスマートフォン、インターネット環境、そして必要書類の電子データも事前に準備しておきましょう。
③マイナンバーカードとICカードリーダー(またはスマホ)の準備
マイナンバーカードは、オンライン申請システムへのログインに使用する本人確認ツールです。
まだ取得していない方は、市区町村の窓口で申請手続きを行い、交付を受ける必要があります。
ICカードリーダーは家電量販店で購入できますが、最近のスマートフォンならマイナンバーカードの読み取り機能が搭載されています。
iPhoneやAndroidの対応機種を確認し、スマホで代用できればコストを抑えて申請準備が整います。
入管オンライン申請システムでの資格外活動許可申請方法
ここでは、実際にオンライン申請システムを使って資格外活動許可を申請する流れを4つのステップに分けて説明します。
初めての方でも迷わず進められるよう、各段階のポイントを丁寧に解説していきます。
ステップ1:利用者情報(認証ID)の登録手順
オンライン申請を始める前に、まず入管オンライン申請システムの利用者登録が必要です。
出入国在留管理庁のウェブサイトにアクセスし、「利用者情報登録」のページから手続きを開始します。
マイナンバーカードとICカードリーダー(またはスマホ)を使って本人確認を行い、メールアドレスなどの基本情報を入力してください。
登録が完了すると認証IDが発行され、これを使って今後システムにログインできるようになります。
ステップ2:オンライン申請システムへのログインとメニュー選択
利用者登録で取得した認証IDとパスワードを使って、オンライン申請システムにログインします。
ログイン後のトップページには、さまざまな申請メニューが表示されるので「資格外活動許可申請」を選択してください。
在留資格の種類や現在の状況に応じて、該当する申請区分を正しく選ぶことが重要です。
間違った区分を選んでしまうと申請がスムーズに進まないため、不明な点があれば事前に確認しておきましょう。
ステップ3:申請情報の入力と必要書類のアップロード
申請画面に従って、氏名・生年月日・在留カード番号などの基本情報を正確に入力していきます。
資格外活動の内容として、アルバイト先の名称や業務内容、勤務時間などの詳細も記入が必要です。
雇用契約書や活動内容を証明する書類は、スキャンまたは写真で撮影してPDFやJPEG形式で準備しておきましょう。
画面の指示に従ってファイルをアップロードし、すべての入力項目を確認したら申請ボタンを押して送信完了です。
ステップ4:申請完了後の状況確認と結果の通知
申請送信後は、オンライン申請システムのマイページから審査状況をいつでも確認できます。
「審査中」「追加資料の提出依頼」「許可」「不許可」など、進捗状況がリアルタイムで更新される仕組みです。
審査が完了すると、登録したメールアドレスに結果通知が届き、システム上でも結果を確認できます。
許可が下りた場合でも、在留カードへの裏面記載は別途入管での手続きが必要になるので注意してください。
【詳細解説】資格外活動許可のオンライン申請の手順と操作
ここでは、オンライン申請の操作方法をより詳しく掘り下げて解説します。
入力時のポイントやエラーが起きた際の対処法など、実際に申請する際に役立つ情報をお伝えします。
①オンラインでの資格外活動許可申請の具体的な操作マニュアル
申請画面では、まず「包括許可」か「個別許可」のどちらかを選択する必要があります。
留学生が週28時間以内でアルバイトをする場合は「包括許可」を、それ以外の特定の活動は「個別許可」を選んでください。
次に勤務先情報として、会社名・所在地・電話番号・業種・職務内容・勤務時間などを詳細に記入します。
すべての項目を埋めたら入力内容の確認画面が表示されるので、誤りがないかしっかりチェックしてから送信しましょう。
②入力時の注意点:在留カード番号や所属機関情報の正確な入力
在留カード番号は12桁の番号なので、手元の在留カードを見ながら一文字ずつ正確に入力してください。
所属機関情報(学校名や企業名)は、在留カードに記載されている名称と完全に一致させることが重要です。
住所や電話番号も最新の情報に更新されているか確認し、変更があれば先に住所変更の届出を済ませておきましょう。
入力ミスがあると審査に時間がかかったり、追加資料の提出を求められたりする可能性があるため慎重に行ってください。
③エラーが出た場合の対処法とサポート窓口の活用
システム上でエラーメッセージが表示された場合は、まず画面に表示される指示をよく読んで対処してください。
ファイルのアップロードでエラーが出る場合は、ファイル形式やサイズが規定内かどうかを確認しましょう。
ログインできない場合は、ブラウザのキャッシュをクリアしたり、別のブラウザを試したりすると解決することがあります。
それでも解決しない時は、出入国在留管理庁のヘルプデスクに電話やメールで問い合わせることができるので活用してください。
オンライン申請で資格外活動許可を申請する際の注意点
ここでは、オンライン申請を行う際に特に気をつけるべきポイントを3つ取り上げます。
許可後の手続きや審査期間、申請中のアルバイトルールなど、知っておくべき重要事項を確認しましょう。
①オンライン申請でも「在留カード」の裏面書き換えは必要?
オンラインで資格外活動許可が下りても、在留カードへの裏面記載は自動的には行われません。
許可通知を受け取った後、必ず入管の窓口に在留カードを持参して裏面への記載をしてもらう必要があります。
この裏面記載がない状態で就労すると、資格外活動許可を得ていても不法就労とみなされるリスクがあるのです。
オンライン申請で手続きが簡単になっても、最後のステップとして入管への訪問は必須であることを覚えておきましょう。
②審査期間はどれくらい?窓口申請とのスピード比較
オンライン申請の審査期間は、通常2週間から1ヶ月程度が目安とされています。
窓口申請でも同様の期間がかかるため、審査スピード自体に大きな差はないと考えてよいでしょう。
ただしオンライン申請なら移動時間がゼロになり、申請状況もリアルタイムで確認できるメリットがあります。
繁忙期や申請内容によっては2ヶ月以上かかるケースもあるので、余裕を持って早めに申請することをおすすめします。
③申請中(審査待ち)のアルバイトに関するルール
資格外活動許可の申請中であっても、許可が下りるまではアルバイトを始めることはできません。
たとえ申請済みであっても、正式な許可通知を受け取る前に就労すると不法就労になってしまいます。
在留資格の更新と同時に資格外活動許可を申請した場合に限り、特例期間中に一定の条件で就労が認められることがあるのです。
不安な場合は入管に直接問い合わせて、自分のケースで就労可能かどうかを確認してから働き始めましょう。
資格外活動許可のオンライン申請に関するよくある質問
ここでは、オンライン申請について多くの方が疑問に思う点をQ&A形式でまとめました。
スマホでの申請可能性や単独申請の可否、不許可時の対応など、実践的な質問に答えていきます。
①スマホからでもオンライン申請はできる?
マイナンバーカード読み取り機能を搭載したスマートフォンがあれば、スマホだけでオンライン申請が可能です。
iPhoneならiPhone 7以降、AndroidならNFC機能付きの機種が対応しているので、事前に確認してください。
スマホの小さい画面でも入力はできますが、書類のスキャンやアップロード作業はパソコンの方がスムーズかもしれません。
どちらの端末を使っても申請内容や審査結果に違いはないので、自分が使いやすい方法を選びましょう。
②資格外活動許可単独での申請は可能?(更新との同時申請)
資格外活動許可は、在留資格の更新とは別に単独で申請することができます。
すでに在留カードを持っていて期限内であれば、いつでも資格外活動許可だけをオンライン申請できるのです。
在留資格の更新時期に合わせて同時に申請することも可能で、その場合は一度の手続きで両方を済ませられます。
ただし同時申請の場合、更新が不許可になると資格外活動許可も無効になる点には注意が必要です。
③オンラインで不許可になった場合の再申請はどうすればいい?
不許可の通知を受け取った場合、まず不許可理由をシステム上または通知書で確認してください。
理由が明確であれば、その問題点を改善した上で再度オンライン申請システムから申請し直すことができます。
例えば書類不備が原因なら必要書類を揃え直し、活動内容が不適切なら計画を見直して再申請しましょう。
不許可理由が分からない場合や納得できない場合は、入管の窓口で直接相談して詳しい説明を求めることをおすすめします。
まとめ:オンライン申請を活用してスムーズに資格外活動許可を取得しよう
資格外活動許可のオンライン申請は、入管に行く時間がない方にとって非常に便利な制度です。
マイナンバーカードと対応機器があれば24時間どこからでも申請でき、審査状況もリアルタイムで確認できます。
まずは利用者登録を済ませて、必要書類をしっかり準備した上で早めに申請手続きを進めてみてください。
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